Описание на длъжността НАЧАЛНИК НА СЕКТОР „Деловодна дейност и административно обслужване“ в отдел „Координация и информационно-аналитична дейност“ , съгласно длъжностната характеристика:
- подпомага работата на началника на отдела, като в случаите, при които със заповед е определен да го замества, изпълнява функции по ръководство и контрол, възложени със заповедта;
- планира, организира, координира, ръководи, контролира и отговаря за цялостната дейност на сектора, в съответствие с изискванията на нормативните актове и ръководните документи на МВР и ГДПБЗН - МВР;
- подпомага началника на отдела при организацията на документооборота, деловодната дейност и дейността на Центъра за административно обслужване на ГДПБЗН - МВР;
- подпомага началника на отдела при осъществяване на контрол на служителите от ГДПБЗН-МВР за спазването на изискванията за изготвяне, оформяне и съхраняване на документите;
- връща за корекция на изпълнителите документи, неотговарящи на изискванията за оформяне на документи в МВР;
- отговаря за навременното запознаване на служителите от сектора с реда и изискванията за движението и правилното съхраняване на документите;
- организира оформянето на документите в номенклатурни дела, подготвяйки ги за съхранение в деловодството или за предаване в архив или унищожаването на дела по определения в МВР ред;
- организира контрола по спазването на сроковете за изпълнението на задачи, поставени от ръководството на ГДПБЗН;
- организира обслужването на официалната електронна поща на ГДПБЗН и Системата за сигурно електронно връчване;
- организира работата на постоянно действащата експертна комисия в ГДПБЗН, като ежегодно актуализира номенклатурата на делата е явни документи;
- контролира правилното съхранение и използване на печатите и щемпелите на ГДПБЗН в съответствие с изискванията на нормативните актове;
- организира и осъществява приемане, обработване и препращане до компетентните структури на ГДПБЗН или до други компетентни органи получените жалби, сигнали и предложения, съгласно установения в МВР ред;
- организира изготвянето на информации и отчети за работата с предложенията и сигналите в ГДПБЗН;
- организира воденето на информационен дневник за приема от ръководството на ГДПБЗН на граждани и служители на МВР и обявяването на приемното време на ръководството на ГДПБЗН;
- организира приема на устни заявления за достъп до обществена информация и регистрира всички постъпили в ГДПБЗН заявления в отделен регистър в ЦАИСДО;
- вписва и попълва данни в Административния регистър от Интегрираната информационна система за държавната администрация (ИИСДА). Публикува информация за административните услуги, предоставяни от ГДПБЗН в административния регистър и информация за административното обслужване на интернет страницата на ГДПБЗН;
- организира проучване на удовлетвореността на потребителите на административни услуги, предоставяни от ГДПБЗН - МВР;
- осъществява методическо ръководство, помощ и контрол на СДПБЗН/РДПБЗН по направление на дейност;
- упражнява контрол по спазването на трудовата и служебна дисциплина на служителите в сектора, предприема мерки за подобряването й;
- участва в дейността на работни групи, експертни съвети и комисии.
- участва в екипите за управление и изпълнение на проекти, съфинансирани със средства от Европейските структурни и инвестиционни фондове или на проекти и програми, финансирани от други международни финансови институции и донори;
- планира задачи и участва в организиране на обучението и повишаване квалификацията на служителите в сектора, атестирането и развитието им в кариерата;
- участва или ръководи групи при извършване на проверки на СДПБЗН/РДПБЗН в рамките на предоставените му правомощия.
