Всяко лице, което организира билкозаготвителен пункт и/или склад за билки, преди започване на дейността му, е длъжно да уведоми съответната Регионална инспекция по околната среда и водите по реда на чл. 31, ал. 2 от ЗЛР, свързано с чл. 6, ал. 1 от Наредба № 5/19.07.2004 г. чрез уведомление по образец (Приложение № 1).
Към уведомлението се прилагат следните документи:
1. копие от акта за собственост, от договора за наем или друг документ, от който произтича правото да се ползва обектът, в който е организиран билкозаготвителния пункт и/или склада за билки;
2. копие от документа, с който билкозаготвителят е възложил управлението, организацията и контрола на билкозаготвителния пункт и/или склада за билки на лице, изпълняващо функциите на отговорник.
При всяка промяна на данните, съдържащи се в уведомлението или приложените към него документи, както и при прекратяване на дейността лицето уведомява съответната Регионална инспекция по околната среда и водите в 14-дневен срок от възникване на промените чрез подаване на заявление за промяна в данните и ново уведомление съгласно приложение № 1.
Всеки билкозаготвителен пункт и/или склад за билки има отговорник, който осъществява управление, организация и контрол на дейността му.
Лицата, организирали билкозаготвителен пункт и/или склад за билки водят:
- книга за изкупените, реализираните и наличните количества билки, регистрирана в съответната регионална инспекция по околната среда и водите;
- книга за проведените инструктажи в билкозаготвителния пункт или склад.
Посочената документация се съхранява най-малко една година от датата на съставяне и се предоставя на контролните органи при поискване. Книгата за изкупените, реализираните и наличните количества билки се води по образец съгласно приложение № 4 от Наредба № 5 от 19.07.2004 г. за изискванията, на които трябва да отговарят билкозаготвителните пунктове и складовете за билки и е необходимо да бъде регистрирана в съответната териториална Регионална инспекция по околната среда и водите. Книгата физически се представя в РИОСВ при регистрация, като същата се връща прошнурована и регистрирана. За регистриране на книгата се заплаща 10 лв. съгласно чл.26 от Тарифата за таксите, които се събират в системата на Министерството на околната среда и водите.
На място в администрацията, чрез лицензиран пощенски оператор, по електронен път на посочена в заявлението електронна поща, в електронна форма в профила на заявителя в Системата за сигурно електронно връчване и др.
