Писменото искане се адресира до председателя на ДА ДРВВЗ и се завежда с поставяне на регистрационен номер и регистрационен печат с дата на входиране върху документа. Средствата за електронна идентификация, чрез които може да се заяви услугата по електронен път - квалифициран електронен подпис (КЕП). В случай че заявлението е подадено на английски език, се изготвя работен превод на български език. Информация за входящия номер на искането, както и за хода на изпълнение на услугата се получава в деловодството на ЦУ на ДА ДРВВЗ, на телефон 02/921 02 01 и 02/921 03 10.
Постъпилото искане се разглежда от комисията по чл. 7, ал. 1 от Наредба № 1 от 1.08. 2013г. по отношение на неговата законосъобразност и комплектност.
При установени пропуски (необходимост от допълнителна информация, данни, и/или документи), заявителят писмено се уведомява за необходимостта от предприемане на действия по отстраняването на пропуски и/или набавянето на допълнителна информация, данни и/или документи. В този случай икономическият оператор или ЦСУЗ на другата държава – членка на ЕС е необходимо да отстрани пропуските и в тридневен срок да върне отговор, в който да се посочи номера на първоначално подаденото заявление.
Комисията изготвя и представя на председателя на агенцията протокол, в който се отразяват резултатите от разглеждане на искането и предложение за решение (в т.ч.: издаване на разрешение или мотивиран отказ).
Председателят на агенцията може да върне на комисията протокола с писмени указания за допълнителен анализ и/ или мотиви.
Изготвя се решение за съгласие за съхраняване на запаси на територията на Република България от икономически оператор или ЦСУЗ на друга държава – членка на ЕС, или мотивиран отказ.
За всяко издадено разрешение ДА ДРВВЗ писмено уведомява:
- Министерския съвет, ресорния заместник - министър председател, министъра на енергетиката, министъра на вътрешните работи, министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията и директора на Агенция „Митници”;
- компетентния орган на държавата-членка на ЕС.