1.Заявление по образец за издаване на заверен препис или допълнителен екземпляр от документ се подава от адресата до Директора на РЗИ-Варна.
2.Документ за платена такса.
Лицата попълват заявление по образец, в което описват конкретния документ, на който желаят да бъде издаден заверен препис / допълнителен екземпляр или прилагат копие от него.
Заявлението, адресирано до Директора на РЗИ-Варна може да бъде подадено по следните начини: а). В звеното за административно обслужване на РЗИ-Варна ет.1 ст.27 и ст.31, като същото може да се внесе и устно, след попълване от длъжностно лице на протокол съгласно образец. б). По електронен път; в). Чрез лицензиран пощенски оператор. Подаването на документи по електронен път се извършва по реда на Наредбата за електронните административни услуги, приета с Постановление № 107 на Министерския съвет от 2008 г. (обн., ДВ, бр. 48 от 2008 г.; изм. и доп., бр. 42 от 2009 г., бр. 58 от 2010 г. и бр. 48 от 2013 г.).
След резолюция на заявлението от Директора на РЗИ-Варна документацията се адресира до съответния отдел / дирекция към която е съотносимо искането.
При издаване на допълнителен екземпляр на документ се подготвя нов екземпляр, носещ номера на първичния документ. Върху него, в горната дясна част се изписва ДОПЪЛНИТЕЛЕН ЕКЗЕМПЛЯР и се представя на директора на РЗИ за подпис.
В случаите на приложено копие на издадения документ, служителят от съответната дирекция сравнява приложеният документ с оригинала на документа, съхраняван в архива на РЗИ. При установяване на съответствие между оригинала и копието на документа се поставя печат „Вярно с оригинала”, дата, подпис на Директора на съответната дирекция към, която е насочена преписката и кръгъл печат на РЗИ - Варна на всички страници на документа.(заверен препис)
При загубване или унищожаване на документа, служителят от съответната дирекция прави копие на оригинала, съхраняван в РЗИ и го заверява по гореописаният начин посочен в т.5.(заверен препис)
В случаите, когато се установи, че срокът на издаденият документ е изтекъл, допълнително се изписва „Валиден до …”.
Получаване на заверен препис или допълнетелен екземпляр от документ
Срокът на валидност зависи от срока на оригиналния документ, на който се издава заверен препис/допълнителен екземпляр от документ.
Юридическо или физическо лице заявява желание, за получаване на издаденият индивидуален административен акт.
Изходящият документ се изготвя в срок от 7 дни и може да бъде получен на мястото, където е заявен, на посочен точен адрес, в случай че е заявено получаване чрез лицензиран пощенски оператор или по електронен път съгласно Наредбата за електронните административни услуги. При заявено получаване чрез лицензиран пощенски оператор изходящият документ се изпраща:
-като вътрешна препоръчана пощенска пратка или като вътрешна куриерска пратка за сметка на заявителя (получателя); цената за пощенската услуга се заплаща от заявителя при доставяне на пратката;
-с международна препоръчана пощенска пратка - след предплащане на цената за пощенските услуги от заявителя към съответния орган; цената за пощенската услуга се заплаща от административния/компетентния орган на лицензирания пощенски оператор при подаване на пратката;
Както и цената на материалния носител на информацията, ако е заявен такъв.
Цената за пощенската услуга се заплаща от заявителя при доставяне на пратката.
