Лицата, които кандидастват за издаване на лицензия подават до Изпълнителна агенция "Железопътна администрация" писмено заявление, към което прилагат необходимите документи.
Със заповед на изпълнителния директор на ИА "Железопътна администрация" се сформира комисия за разглеждане на заявлението и приложените към него документи.
Комисията извършвма първоначална оценка за валидност на подаденото заявление и наличност на изискваните документи към заявлението. В срок до един месец от подаване на заявлението, изпълнителният директор на Изпълнителна агенция "Железопътна администрация" уведомява заявителя, че документацията е пълна, или изисква допълнителна информация. При извънредни обстоятелства този срок може да бъде удължен с до две седмици, за което се уведомява заявителят.
В случай че в заявлението или в документацията, приложена към него, бъдат констатирани непълноти или нередовности, на кандидата се определя срок 10 работни дни за отстраняването им или за предоставяне на допълнителна информация.
Комисията извършва оценка относно изпълнението на изискванията за издаване на Лицензия съгласно критериите и изискванията на нормативната база, и изготвя доклад до изпълнителния директор. След одобряване на доклада, в случай на съответствие с установените критерии се пристъпва към следващия етап - проверка "на място".
Проверка "на място" се извършва след одобряване на доклада за съответствие с критериите на подадените документи, по План, изготвен от председателя на комисията, назначана от изпълнителния директор на ИА "Железопътна администрация".
След приключване на етапа председателят на комисията изготвя обобщен доклад до изпълнителния директор с предложение за издаване на Лицензия или отказ за издавене на лицензия.
В случай на одобрен доклад от комисията за издаване на Лицензия, изпълнителният директор на ИА "Железопътна администрация" изпраща доклад до министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията с предложение да издаде Лицензия на кандидата. Лицензията се издава в срок, не по-дълъг от 3 месеца след представяне на цялата документация и съответната информация, включително на допълнително изисканите.