Всяко лице, което е организирало билкозаготвителен пункт и/или склад за билки, до започване на дейността му, е длъжно да уведоми съответната регионална инспекция по околната среда и водите чрез уведомление по образец съгласно приложение № 1 от Наредба № 5 от 19.07.2004 г. за изискванията, на които трябва да отговарят билкозаготвителните пунктове и складовете за билки. Към уведомлението се прилагат следните документи:
1. Копие от акта за собственост, от договора за наем или друг документ, от който произтича правото да се ползва обектът, в който е организиран билкозаготвителният пункт и/или складът за билки.
2. Копие от документа, с който билкозаготвителят е възложил управлението, организацията и контрола на билкозаготвителния пункт и/или склада за билки на лице, изпълняващо функциите на отговорник.
При всяка промяна на данните, съдържащи се в уведомлението или приложените към него документи, както и при прекратяване на дейността, лицето, организирало пункта/склада, уведомява съответната регионална инспекция по околната среда и водите в 14-дневен срок от възникване на промените чрез подаване на заявление за промяна в данните и ново уведомление.
Всеки билкозаготвителен пункт и/или склад за билки има отговорник, който осъществява управление, организация и контрол на дейността му.Лицата, организирали билкозаготвителен пункт и/или склад за билки водят:
-Книга за изкупените, реализираните и наличните количества билки, регистрирана в съответната регионална инспекция по околната среда и водите;
-Книга за проведените инструктажи в билкозаготвителния пункт или склад.
Посочената документация се съхранява най-малко една година от датата на съставяне и се предоставя на контролните органи при поискване. Книгата за изкупените, реализираните и наличните количества билки се води по образец съгласно приложение № 4 от Наредба № 5 от 19.07.2004 г. за изискванията, на които трябва да отговарят билкозаготвителните пунктове и складовете за билки и е необходимо да бъде регистрирана в съответната териториална Регионална инспекция по околната среда и водите. Книгата физически се представя в РИОСВ при регистрация, като същата се връща прошнурована и регистрирана. За регистриране на книгата се заплаща 10 лв. съгласно чл.26 от Тарифата за таксите, които се събират в системата на Министерството на околната среда и водите.
